RFP

経済産業省が提唱した「2025年の崖」を受けて、レガシーシステムと呼ばれる既存の社内システムの更新を考えていらっしゃる会社様は多いかと存じます。ただ社内システムを更新するにあたって、闇雲にシステムベンダーに相談するだけでは最適なシステム構築を実現できない可能性があります。社内の課題・システム更新に際してどんなことを実現したいのかをベンダーに伝える、そのための書類がRFPです。今回は、RFPについての概要を皆様にお伝えいたします。

～目次～

①RFPとは

②RFPを作成するメリット

③RFPを作成するデメリット

①RFPとは

RFPとはRequest For Proposalの略で、日本語では「提案依頼書」などと訳されます。具体的には、システムを発注する企業がシステム会社に対して新システムに必要な機能や解決したい課題などを説明するシステムの仕様書です。

RFPを作成せずにシステム発注を行うと、システム会社に対して口頭で要求を伝えてシステム発注を行うことになるため、要件がうまく伝わらず自社が求める機能とズレた提案が出てくる可能性があります。

RFPを通じて必要となる機能を言語化して伝えることで、システム会社から自社が求める機能を備えたシステムの提案を受けることができます。また同一条件で提案を依頼することができるため、複数の企業から提案を受ける際にその内容を比較しやすくなります。

基本的に、RFPには下記3点を含む必要があります。

１）提案依頼概要

システム更新の目的・背景・目指す姿、既存システムの状況・課題など

２）依頼要件

予算、システム化の範囲、提案提出の期限など

３）事前取り決め

システム更新プロジェクトの実行体制、提案後の選定スケジュールなど

②RFPを作成するメリット

システム発注を行う際にRFPを作成するメリットは３つあります。

１）自社が求めるシステム機能を正しく伝えることができる

RFPを作成することで、システムに求める機能を言語化されるためシステム会社に対して正しく要件を伝えることができ、提案のズレがなくなります。

２）複数のシステム会社の提案を比較しやすくなる

RFPによって条件が統一されることで、複数のシステム会社に提案を依頼しても比較するべき項目が明確化でき、比較しやすくなります。

３）自社システムのあるべき姿を明確化できる

RFPを作成する過程で現状の自社システムを詳細に確認することで、現状の課題が見えるだけではなく将来のあるべき姿を考えるきっかけになります。

➂RFPを作成するデメリット

システム発注側の企業にとってRFPの作成にデメリットはありません。しかし、RFPの作成を行うためには現状のシステム確認として複数部署へのヒアリングを行う必要があるなど、時間がかかるという点がネックになります。
とはいっても時間をかけて作成するだけの価値がRFPにはありますので、システム発注を検討されている企業の皆様にはRFPの作成をお勧めいたします。

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