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中小・零細製造業のデジタル化【基幹システム導入_ベンダー検討前編】

1.はじめに

本コラムでは、情報システム、いわゆる情シス部隊が存在しない企業様において、新たに基幹システム(生産管理、工程管理、会計管理、購買管理といった複数の機能群を有し、一つのデータベースで統合したシステム、ERPともいう)を導入する場合の検討から導入、活用までの流れについて、数回のシリーズに分けてお届けさせていただきます。
第3回の今回は、システムベンダーを比較検討する際のポイントについて解説いたします。

2.前回までの振り返りと本コラム内容について

前回までのコラムでは、検討開始の初動から仕様検討を開始するまでの間に実施することとして、(1)プロジェクトチーム体制(2)目的(3)導入範囲(4)目標・期待効果といった項目についてと、導入するシステムの仕様概要を決定し、ベンダーとのお打ち合わせに必要な情報、書類(業務フローとシステムに期待する必要機能のリスト)を準備するという段階までの解説をしました。
本コラムでは、導入するシステムベンダーに期待する内容についてポイントを解説いたします。ここでいうシステムベンダーとは、「システムを提供、導入を支援する」企業を指しています。

3.システムベンダーの検討

ここまでで、導入するシステムの仕様概要を決定し、ベンダーの選定とお打ち合わせに必要な書類(業務フローとシステムに期待する必要機能のリスト)が準備できましたので、実際に複数のベンダーにコンタクトを取って、お打ち合わせを開始できる状態にまで到達しました。
ベンダーを決めるにあたっては、(1)支援内容、(2)仕様検討の進め方(3)導入実績、(4)ベンダーの会社状況、(5)システムの基本設計、(6)コストとスケジュール といったことを検討する必要があります。

(1)支援内容について解説します。
当たり前ですが、システム導入は入れて終了ということではなく、入れた機能が現場で、期待した性能を発揮する状況まで運用改善、使い方の指導をするまでをサポートすることを含めた内容で付き合ってくれる会社を選ぶべきです。そうしないと、現場に新たに導入したシステムが根付かない、または、最低限の機能しか使われないといった事態になり、システム導入が失敗となってしまいます。また、このような失敗は、システム導入投資のみならず、デジタル化案件の投資全般に懐疑的な印象を持たせる要因になり、デジタル化を進めたい企業にとっては、デジタル化足止めの要因となる可能性があるので、優先度が高い評価ポイントと考えています。
(2)仕様検討の進め方について解説します。
ベンダーとの仕様・機能についてお打ち合わせは大きく分けて、2つの種類が考えられます。1つ目は、「仕様概要検討→見積り→発注→契約後に詳細仕様検討→要件定義」する場合。2つ目は、「詳細仕様検討→見積→発注→要件定義」する場合です。この2つのパターンの大きな違いは、「発注後のコスト変動の大きさ」だと考えています。どちらのパターンでも要件定義作業の中で必要機能が増えた場合、その開発にかかる費用は追加となります。通常、仕様の詳細検討や要件定義を行う作業は、大きな工数・コストがかかります。そのため、これらは、一般的には契約後に行うことが多いです。しかし、実際にこれらの作業を行うと、自社内で検討していた時には出てこなかった要望が出てきて、当初よりも必要な仕様・機能が大幅に増えることも珍しくありません。そうなると、追加の開発費用が発生し、契約前の見積価格よりも高額になり、やむなく、機能を減らすといった事態になります。それを防止するためにも、自社が必要としている機能は、ベンダーとのお打ち合わせを開始する前に出来るだけ、洗い出しておいて、早々にベンダーに対応可否と対応内容を検討してもらうことで、初回の見積内容の精度を上げてもらうことが重要です。

4.おわりに

以上の内容を踏まえてベンダー選定を実施していただくことで、自社が検討の主導権を握ることが可能になり、ベンダー決定・契約後の予定変更を抑制することが可能になると考えています。
中小・零細製造業のデジタル化【基幹システム導入_ベンダー検討前編】の解説は以上です。最後までお読みいただきありがとうございました。

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