記事公開日:2025.10.21
最終更新日:2025.10.21

もう誰かのスキルに頼らない。ERP導入で業務を「仕組み化」する方法


いつも当コラムをご愛読いただきありがとうございます。

業務の「属人化」を解消したいとお考えの企業にとって、パッケージシステムの導入は非常に有効な手段です。しかし、既存の業務をただシステムに置き換えるだけでは、かえって属人化が加速してしまうリスクも潜んでいます。

今回は、ERPパッケージ導入によって属人化から脱却するための3つのポイントを解説します。

1. 業務をERPパッケージの「標準」に合わせる

ERPパッケージを導入する際、まず現状の業務をヒアリングし、それをそのままシステムに落とし込もうとするケースがよく見られます。しかし、これは危険なアプローチです。既存の業務がすでに一部のベテランにしか理解されていない場合、システム化しても何かトラブルが起きたときには、結局その「職人」レベルの担当者でなければ解決できないという状況が続いてしまいます。

この問題を避けるためには、業務をERPパッケージの標準機能に合わせていくことが重要です。ERPは、様々な業種のベストプラクティス(最善の業務プロセス)が詰まった「標準」の塊です。この標準に合わせることで、誰にとっても理解しやすく、操作しやすく、間違いに気づきやすいシンプルな業務フローを構築できます。

「標準機能ではパフォーマンスが悪いから、カスタマイズして既存業務に合わせたい」という意見もあるでしょう。もちろん、120点を目指す気持ちは大切です。しかし、カスタマイズした複雑なロジックは、担当者が退職したり、新しいメンバーが入ってきたりしたときにブラックボックス化し、パフォーマンスが急激に落ちるリスクがあります。

誰でもシンプルに動かせる標準的なフローで常に80点の安定したパフォーマンスを出し続けることのほうが、特定の誰かしか使えない120点のパフォーマンスよりも、組織全体の生産性向上にはるかに貢献します。

2. 運用業務フローを必ずマニュアル化する

ERPパッケージの標準に合わせたシンプルな業務フローを構築したら、次に重要なのがマニュアル化です。
現場ではよく、ベテランは特定の入力項目を全て埋めるが、新人は一部の項目しか入力しない、といった属人化された運用が見られます。これでは、せっかくERPを導入しても、結局人のスキルに依存してしまい、業務がスムーズに回りません。
入力項目はどれが必要で、どの順番で入力するのかを明確にマニュアルで定め、誰が操作しても同じ結果が得られるように徹底しましょう。これにより、個人のスキルや経験に左右されない、安定した業務フローが確立されます。

3. データ分析はERPの標準レポートを活用する

ERPパッケージの標準機能と運用マニュアルの整備が終わったら、最後に重要なのがデータ分析です。
多くの企業では、ERPからCSVデータを抽出し、Excelで集計するという手法が使われています。しかし、ここにも属人化の罠が潜んでいます。エキスパートの担当者しか理解できない複雑なExcel集計ロジックがブラックボックス化し、データの正しさがわからなくなったり、担当者以外誰も触れなくなったりするリスクがあります。

これを避けるには、ERPに標準で搭載されている集計レポートを利用することです。

もちろん、必要な項目がすべて揃っていない場合もあるかもしれません。しかし、誰が操作しても同じ結果が得られる、改ざんのない正確なデータが即座に手に入ります。もし外部でより高度な分析が必要な場合は、手動でCSVを抽出するのではなく、ERPと他のシステムを連携させ、データが自動で反映される仕組みを構築することが、データの整合性を保つ上で推奨されます。

4.まとめ

脱属人化を実現するためのERPパッケージ導入の鍵は、以下の3つのポイントに集約されます。

  • 業務をERPパッケージの標準機能に合わせる
  • 運用業務フローをマニュアル化する
  • データ分析はERPの標準レポートを活用する

これらは一見、現場の理解を得るのが難しいと感じるかもしれません。しかし、ERP本来の目的である「業務の自動化と全体最適化」を達成するためには不可欠な要素です。

導入当初は不安を抱くメンバーも、ストレスなくスムーズに業務が回るようになったシステムフローを目の当たりにすれば、その効果を実感できるはずです。ベテランスタッフによるダブルチェックが不要になったり、新人でも一人で業務を完結できるようになったりと、日々の余分な作業が削減され、組織全体のリソースがより重要な業務に割けるようになります。

こうした取り組みこそが、迅速で安定した「脱属人化」を実現するための基盤となるのです。

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