情報システム部を持たない中小企業が基幹システムを導入する方法_検討開始編

1.はじめに

本コラムでは、情報システム、いわゆる情シス部隊が存在しない企業様において、新たに基幹システム(生産管理、工程管理、会計管理、購買管理といった複数の機能群を有し、一つのデータベースで統合したシステム、ERPともいう)を入れる場合の検討から導入、活用までの流れについて、数回のシリーズに分けてお届けさせていただきます。
初回の今回は、基幹システムの導入検討を始めたときに、まず何から始めていくかを解説いたします。

2.検討開始時にまず明確にすること

検討を開始する切っ掛けは、「他社の導入事例を見た」「システム会社から営業を受けた」「自社規模拡大に伴い、手計算・個別パッケージによる管理は限界が近い」など色々ありますが、検討開始からの初動をうまく立ち上げるためには、初期に下記のことを決めておく必要があります。

(1)プロジェクトチーム体制
(2)目的
(3)導入範囲
(4)目標・期待効果

意外に思われるかもしれませんが、まずは、プロジェクトチームを組織することをお勧めします。情シス部隊が存在すれば、そこを起点にして、検討を開始することが可能ですが、不在の場合は、進め方が異なります。まずは、経営者自らをプロジェクトチーム長に据えたチームを結成します。そして、経営者が基幹システム導入プロジェクトの進捗を常に管理・把握し、導入成功に向けて推進することが、プロジェクト成否の最も重要なポイントです。また、初期にプロジェクトチームを作る目的は他にもあります。以下では、その目的と他の(2)~(4)の内容について解説いたします。

3.具体的な項目内容

(1)プロジェクトチームを初期に作る目的は、上記理由に加えて、手戻りの防止です。基幹システムは全社の業務運営にかかわるシステムのため、最初から考えうる関係者を集めて会話を始めないと、意見の漏れが発生し、後から修正が必要になります。(3)導入範囲にも関係する話ですが、最初期は、話を大きく広げて、広げきってから、取捨選択し、絞っていく方が効率が良いです。そのためにも、最初は、大きくチームを作り導入範囲を決める段階で、再度プロジェクトチームの人選を実施するのがお勧めです。

(2)目的は、「何故、入れるのか?」を明確化したものです。この目的をプロジェクトチームメンバーで議論し、共有しておく必要があります。こうすることで、システム導入という手段が目的になることを防ぐことができます。プロジェクトが立ち上がり、進み始めると、度々、なぜこのプロジェクトに取り組んでいるのかをプロジェクトメンバーではない方から質問を受けたり、メンバー自身が疑問に思うことがあります。そういったときに、明確な目的が決まっていれば、すぐに答えにたどり着くことが出来ます。

(3)導入範囲について解説します。基幹システムは、多くの機能を有している事から、出来る限りの機能を導入したくなりますが、限りある人員でプロジェクトを進めていく上では、その判断は負荷増大からの計画遅れの原因になる可能性があります。よって、導入範囲は、優先順と期限を決めて、段階的にその範囲を拡大していくことをお勧めします。
まずは、プロジェクトメンバーから各部署で行っている業務一覧、業務フローを整理してもらいます。次に、課題やシステム化ニーズの意見・アイディアを出してもらいます。その後、一般的な基幹システムの機能群を参考にしながら、システム化する業務を大まかに選別します。選別のさいには、「導入必須」「導入不要」「可能であれば導入」「将来導入」といった四区分に分類し、それぞれのシステム化をいつまでに実施するかを検討しています。

(4)目的・期待効果について解説します。これは、各業務がシステム化することでどうなればゴール(=目的)で、それによる期待効果をこう、といったことをざっくりでも決めておくことです。この点については、検討を進める中で、基幹システムについて知識が増えていくことで随時見直しを行い、最終的に、導入する基幹システムが決定する時点で固まっていれば大丈夫です。

4.おわりに

上記の内容を最初期に実施することで、プロジェクトが止まったり、計画変更を繰り返すことを防ぐことが可能になります。次のステップでは、システムに要求する機能をより詳細に検討していくことになります。
情シス不在な中小企業の基幹システム導入方法_検討開始編の解説は以上です。最後までお読みいただきありがとうございました。

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