製造業の現場におけるペーパーレス化のポイント

1.はじめに

~こんな方におススメです~

  • 現場に紙があふれており、ペーパーレス化を検討している
  • 現在検討しているが、どのようなアプローチをすればいいか迷っている
  • 同じ製造業で成功した事例を知りたい

昨今のデジタル化推進の潮流に伴い、製造業に関わらず、多くの企業でペーパーレス化と資料のデータ保存について議論が進んでいます。

実際に紙が多く使われている事例を想像してみましょう。
製造現場での製造依頼書や、品質保証担当の使うチェックリスト、見積書や請求書、社内での稟議書や出勤簿に至るまで多くの企業ではまだ紙を用いて業務を行っています。

勿論、紙を用いた業務推進が悪いというわけではありませんが、紙の資料を用いた業務というのは目に見えないコストが多くかかっています。

印刷用紙の購入費用はもちろんですが、印刷費用、書類の移動コスト(時間や手間)、保管に伴う業務(ファイリング)や、保管場所を保持するコストなど、見渡すと目に見えないコストがかかっていることが分かるかと思います。

コスト的な話をするならば、他にも

  • 過去作った資料が検索できない。時間がかかる
  • 過去似た資料があるにもかかわらず、同じような資料を作ってしまっている
  • 印刷した用紙にデータを手書きで記載し、その後データとしてPCに再入力する

などといったコストも発生します。

ペーパーレス化では、こういった余計なコストを省くことで業務を効率化し、業績向上を目指します。
この際、基本的に用紙を使わずに、デジタルデータへの入力とそのデータを共有することで業務を進めていくことを想定しています。
つまり、印刷は挟まずに、インターネット回線などを通じて同じ台紙(データ)を共有し、そこに記載された内容を見ながら仕事を進めていくことになります。

こういったことを考慮していくと、ペーパーレス化にするにあたってのポイントは2つといえます。

①業務を、デジタル基盤で再構築する
②デジタル化したデータを共有できる仕組みを作る

次の項目ではこの点を解説し、ペーパーレス化の導入についてのポイントを言及していきたいと思います。

2.紙文化をデジタル化する際のポイント

先ほど、ペーパーレス化にあたってのポイントを2つご紹介しました。

①業務を、デジタル基盤で再構築する
②デジタル化したデータを共有できる仕組みを作る

これについて、ここでは解説したいと思います。

まず、現場の業務をデジタル基盤で再構築する、という点です。
少しイメージがわきやすいように、事例を出したいと思います。

例)
A社では部品加工を行っている。
製造指示書と呼ばれる部品名と個数を指定する資料を作成し、それを基に現場では製造、加工を行っている。この際、製造指示書をラインごとに印刷して持っていき、実際の進捗や不備に関して、製造指示書にメモ。最終的に1日が終わったら製造指示書を事務員に提出。事務員はその内容をPCに手打ちし、翌日の製造指示書の作成を行う。

このような例です。この際、ポイントになるのは、印刷して製造指示書を持っていき、進捗や不備を手書きする、更にそれをデータに落とすという点にあります。

様々な方法がありますが、例えば、

  • 現場にタブレットを置くことで製造指示書を印刷することなく閲覧することができるようにする
  • 現場での情報入力はタブレットを通して入力する
  • 入力された情報がリアルタイムで反映され、1日の業務が終わったタイミングで当日の製造実績がすぐわかる状態になっているようにする

このような手法でペーパーレス化と、業務の効率化を達成していくイメージです。

これは業務のごく一部を切り取った形になりますが、完全な形でペーパーレス導入となると社内全体の業務についてを見直し、最適な手法を選択する必要があります。

次に、データを共有する仕組みについてです。

データを共有する場合、いくつかの方法があります。
クラウド型のストレージサービスや、社内にファイルサーバを設置する、以前紹介したグループウェアのサービスを利用するなど方法は様々です。
いくつか、気を付けたほうがいいポイントをピックアップしましたので、ご紹介します。

  • 同時編集可能
     →同じファイルを複数人で同時に編集が可能か
  • アカウント権限付与
     →閲覧や編集ができるアカウントの設定が可能か
  • 検索機能
     →全文検索可能か。日本語対応しているか。
  • セキュリティ機能
     →セキュリティ対策は万全なのかどうか

先ほど申し上げた通り、保存されているデータを複数人で共有して仕事を行う為、同時編集機能の確認はしたほうがいいでしょう。
誤操作や誤入力を防ぐための編集可能な従業員の設定も必要ですし、保存されるデータは機密データになることが多いためセキュリティも気を付ける必要があります。

全文検索機能は過去作成した資料などの活用に課題がある方は優先度を高く設定するといいでしょう。
全文検索、というのは、ファイル名だけでなく、データの中身まで検索でヒットするようになる機能です。多くの場合、ファイル名だけでしか検索ができないので欲しい資料にたどり着くのに時間がかかってしまいます。
保存された資料を時間効率よく活用することが目的なので、この機能があると非常に重宝します。

このように、様々なシチュエーションを考慮した紙がなくても業務が回る仕組みと、データを用いて効率的に情報を共有、利用する仕組みがペーパーレス化のポイントといえます。

3.おわりに

お客様とお話をさせていただいていると、段階的なペーパーレス化から始めるか、一気に刷新するかで悩まれていることが多いです。

現場だけでなく、管理部や営業部などの業務も含めての業務見直しとなると確かに大掛かりな取り組みとなります。
かといって、OCR(紙の書類をスキャンすることでデータ化する)をただ導入するだけのような、改善を伴わないペーパーレス化推進では、先ほど挙げたような効能は中々得られません。

もしそういった点でお悩みのようであれば、先ほど挙げた
①業務を、デジタル基盤で再構築する
②デジタル化したデータを共有できる仕組みを作る
この二つの視点で段階的に進めることをお勧めしたいと思います。

まずはデジタル化したデータを共有できる仕組みを導入するところから始めて、次に改善効果が高そうな(紙の利用が多い)業務範囲を選んでデジタル化対応を検討していくのが第一歩としてはお勧めです。
利用するツールやシステムに関しては、様々な特徴がありますので、選定には注意が必要です。

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