記事公開日:2024.06.14
最終更新日:2025.01.16

「要件定義書」と「要求仕様書・RFP」の違いとは!?基本の流れと重要性、記載内容について解説!

システム導入を成功に導くために欠かせないのが「要件定義書」と「要求仕様書・RFP」です。

しかし、多くの中小企業ではこれらの文書が適切に管理されておらず、残念ながらシステム導入後にトラブルが発生することが少なくありません。

本記事では、これらのドキュメントの役割や違い、記載すべき内容を解説します。

1.システム導入で必要な「要件定義書」「要求仕様書・RFP」

全国各地の中小企業様に訪問やヒアリングをさせていただく機会が多くある中で、既存システムの現状把握の際に伺うのは【既存システムにおける「要件定義書」「要求仕様書・RFP」】に関するお話です。

「システムをどのようなコンセプトで導入したのか」「どのような機能が実装されているのか」把握するために伺います。システム導入時には当然のようにあるべきドキュメントですが、残念ながら現実として、この資料がすぐに出てこないケースが多いです。「要求仕様書が存在しないパターン」は大変よくありますが(良いことではありませんが)、まれに「要件定義書もないパターン」ということもお聞きします。「一体どうやってシステム導入したのか⁉」と思いますが、様々なベンダーさんがいる中でこれが実情とも感じます。

皆様の会社でも、これまでに何らかのシステム導入を行ってきたと思います。改めてですが、今、お手元に過去のシステム導入で作成した「要件定義書」「要求仕様書・RFP」はありますでしょうか?
両方ない場合は、ほぼ間違いなく納品後にベンダーとトラブルになってきた経緯があると察しますが、いかがでしょうか。パッケージシステムを導入する際にも、カスタマイズ込みのシステムを導入する際には、このドキュメントがないとほぼ間違いなくベンダーとのトラブルになる、と感じています。
今回はなぜシステム導入で「要件定義書」「要求仕様書・RFP」が必要になるのかを解説してきたいと思います。

2.「要件定義書」「要求仕様書・RFP」の違いとは??

  • 要件定義書・・・要件定義とは、開発者がシステム開発をするための仕様を定義したものです。要件定義を明文化した「要件定義書」は、ユーザー側の合意・了承を得るためのもので開発者側が作成します。
  • • 要求仕様書・RFP・・・要求定義はユーザーがシステムに求める仕様を定義したものです。要求定義の内容を明文化した「要求仕様書」は、システム開発に対するオーダーを記したものになるため、ユーザー側が作成します。

要求定義は、システム開発の上流工程として最も重要なプロセスです。
主な順番としては、「要求定義→ベンダー決定→要件定義→基本設計→詳細設計→開発→テスト→リリース/運用」となります。
ユーザーが作成する要求仕様書とRFPも実は異なるドキュメントになるので、説明していきます。
RFPとは「Request for Proposal(提案依頼書)」の頭文字3文字を取っており、外部のベンダー(システム開発業者)へシステムを発注しようとしている企業の担当者が、外部のベンダーからシステム開発の提案をもらうために必要な要件をまとめた書類のことです。
RFPと要求仕様書の違いは、提案の求め方です。要求仕様書は、企業が「自社で開発・導入するソフトウェアやシステムの要件や仕様を明確にすること」を目的に使用されます。一方で、RFPは、「外部業者からのシステム開発提案を求めるために使用される文書」であり、提案内容や提出期限、提案方法、評価方法などを明確に記載する必要があります。RFPの内容が明確かつ詳細に記載されていると、外部業者側はどのような要件に基づいて提案すれば良いのかが明確になるため、自社の課題に沿った内容の提案を組み立てやすくなるとともに、正確性の高い見積もりを導き出すことにもつながります。

3.「要件定義書」「要求仕様書・RFP」がないトラブル事例


このように、システム導入において、「要件定義書」「要求仕様書・RFP」は非常に重要なドキュメントとなります。
「要求仕様書・RFPがない」=開発者に伝えられるべきユーザーの要望が文書化されていない(ユーザー側でまとまっていない)。開発者にも明確に伝わっていない可能性が高い。
「要件定義書」=開発者が開発すべき機能が明確になっていない。ユーザー側もどのようなものを開発者側が作ろうとしているかをわかっていない。
ということです。
要求仕様も要件定義書がない場合、ほぼ間違いなくシステムの納品後に以下のようなトラブルが起こります。

  • (口頭で)要望した機能が実装されていないことに、システムを使い始めて気づいた。
  • 機能は実装されているが気がするが、非常に使い勝手が悪い。
  • システムが現場の運用に即していない。
  • 当初イメージしたシステムでない。(例:もっとスタイリッシュな画面を想像していた)

たとえシステム納品後に、ユーザー側にこのような不満があっても、要求仕様・要件定義書を作成していなければ、お互いに立ち返る根拠がありません。ドキュメントにしていれば「○○に明記されている」と伝えることができますが、ドキュメント化されていなければ「言った言わない」という話に終始して、お互いに歩み寄ることができなくなります。
この場合、泥沼化しながらユーザー側があきらめるか、開発側が作り直すか。二者択一になります。非常に怖い話ですが、実際に各地でよく起きているのが実情です。
システム導入が上手くいかなかった企業は多くあります。振り返ってみて、要求仕様書・要件定義書があったかどうかを確認してみてください。もし、トラブルが起こった場合、自社は悪くない。ベンダーに問題があったと思いがちですが、

  • ユーザー側の要望は齟齬ないように明確に伝えられていたでしょうか?
  • ベンダーが作成した要件定義書はきちんと読み込んでいたでしょうか?
  • システム開発をベンダーに丸投げしていなかったでしょうか?

ベンダーに要望を明確に伝えることも、ベンダーが開発しようとしているシステムについてしっかり理解しておくことも、開発中もきちんと要望したシステムができているかを確認することも、全部ユーザー側の仕事となります。それを放棄することを、「ベンダーへの丸投げ」といいます。ベンダーへの丸投げのシステム開発はほぼうまくいきません。
いかがでしょうか。「要件定義書」「要求仕様書・RFP」に重要性について、少し理解を深めていただくことができたかと思います。システム導入においては、ユーザー側にも要望を明確にする義務があります。「システムを使って自社のどのような課題を解決したいのか?」をまずは整理することから始めていきましょう。

4.要求仕様書に盛り込むべき内容



要求仕様書には、最低限下記の内容を盛り込みましょう。

  1. システム導入の目的・背景:なぜこのシステム導入が必要なのか、システム導入を通じて解決したい課題は何か、導入の目標は何かなどの明確な定義。
  2. 期待される成果:システム導入を通じて達成したい具体的な成果や効果の列挙。
    • 例えば、業務効率の向上、コスト削減、顧客満足度向上、売上増加など、数値化できる目標を設定することが重要です。
    • KPI (重要業績評価指標)を設定し、導入効果を測定できるようにしておきましょう。
    • セキュリティ対策に関する要件も忘れずに明記しましょう。
    • 利用者の層や利用シーンを想定し、ユーザビリティを考慮した設計にする必要があります。
    • 運用開始後の保守体制やサポート内容についても明確に定義しておきましょう。

要件定義書では、技術的な側面に焦点を当て、具体的な実現方法や進捗管理のポイントを明示しましょう。

  1. 技術的要件:システム導入/ロボット導入に必要な技術やプラットフォーム、開発言語などを具体的に指定。
    • クラウドサービスを利用する場合は、セキュリティレベルや可用性、拡張性などを考慮する必要があります。
    • ハードウェア要件を明確に定義し、必要なサーバー、ネットワーク機器などをリストアップしましょう。
  2. 機能仕様:システムやロボットが持つべき具体的な機能やモジュールを明確に定義。
    • ユーザーインターフェース(UI)や ユーザーエクスペリエンス(UX)に関する要件も盛り込み、使いやすさを考慮しましょう。
    • 外部システムとの連携がある場合は、その範囲や方式、インターフェースなどを明確に定義する必要があります。
    • 帳票出力やデータ分析など、必要な機能を網羅的に洗い出し、漏れがないようにしましょう。
    • 検索機能やデータ表示に関する要件を明確にし、使いやすさを追求しましょう。
  3. 進捗管理と品質管理:プロジェクト進捗を管理する方法や品質を確保する手段を具体的に記載。
    • アジャイル開発のような柔軟な開発手法を採用する場合、その旨を明記し、進捗管理や品質管理の方法を具体的に示す必要があります。
    • プロジェクトのスケジュール、体制、担当、コミュニケーション方法などを明確にしておくことが重要です。
    • リスク管理計画を策定し、問題点が発生した場合の対応手順を明確化しておきましょう。
    • テスト段階では、想定される操作を網羅的に実施し、バグを発見し修正することで品質を確保しましょう。

これらの情報は、スムーズなプロジェクト進行に不可欠です。各文書の作成に充分な時間をかけ、関係者間での意見の一致を確認することがプロジェクト成功の鍵です。

5.まとめ

システム導入を成功させるためには、「要件定義書」と「要求仕様書・RFP」が不可欠です。これらの文書は、プロジェクト関係者間で認識を共有し、スムーズな開発と運用を促進するための重要なツールとなります。
要求仕様書では、システム導入の目的や期待される成果、利用者層などを明確に定義し、要件定義書では、技術的な要件、機能仕様、進捗管理と品質管理の方法などを具体的に記述します。
システム導入の際は、これらの文書を適切に作成し、管理することで、プロジェクトの成功率を高めることができます。
しかし、要件定義書や要求仕様書の作成は専門的な知識を必要とし、多くの時間と労力を費やす作業となります。船井総研では、お客様のシステム導入を成功に導くため、豊富な経験とノウハウを持つコンサルタントが、要求仕様書の作成や要件定義事項の精査をサポートいたします。

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