記事公開日:2025.05.01
最終更新日:2025.05.02

基幹システム刷新を通じて「脱・属人化」を実現!既存のExcel帳票を活かしたERP活用とは?

1.事例企業様の概要

【建築用製品製造業 S社様】
 ■所在地:岐阜県
 ■従業員数:約50名
 
 S社様は基幹システム刷新にあたり、「既存のシステムにて追加開発した帳票」を活かした運用を望んでいました。そんなS社様が既存の帳票を活かして基幹システム(ERP)を刷新した取り組み事例を簡単にご紹介いたします。

2.「既存システムとExcelの二重・三重管理」および「システム運用の属人化」が大きな課題となっていた

 これまでS社様では、基幹システム+Excelの組み合わせにより業務を行ってきましたが、下記のような課題があり、基幹システムの刷新を決断されます。

①既存システムとExcelにおいて二重三重入力が発生している。
②現場担当者がそれぞれ異なるフォーマットのExcelや紙伝票を使用している。
③データがバラバラに管理されている。
④発注は別管理。
⑤製品に紐づく材料費・労務費・経費等の「製品別原価」が十分に管理できていない。
⑥在庫の把握は別管理。
⑦月末在庫金額の計算もExcel上で計算しており、Excelのメンテナンスが必要。
⑧社内資料は複数Excelを合算して作成している。
⑨システム運用ルールが明確でない。

 また、刷新後の基幹システムとして、今回はMicrosoft社の『Dynamics 365 Business Central』というパッケージ基幹システムを選択し、導入を進めていきました。

3.Microsoft社の『Dynamics 365 Business Central』により、業務全体可視化、脱属人化、効率化を達成

主な改善点は下記のとおりですが、基幹システムの導入をきっかけとして、発注管理や在庫管理もシステム内で行うこととし、属人業務の標準化を進めていきました。
既存の帳票を活かすため、『Dynamics 365 Business Central』にある「Webサービス」という機能を用いて、システム内に存在するデータをボタン1つで抽出。その抽出したデータを活用し、既存の帳票にプロットさせることで、これまでと同様の運用を行うことが可能になりました。

【『Dynamics 365 Business Central』導入後の主な成果】
①各種データを一元化&二重三重入力を排除し業務を効率化!
②ERP導入をきっかけに、既存のExcelや既存伝票の見直し・標準化・効率化を推進!
③社内に散在していたデータを一元管理!
④システムにて発注登録。売上と原価の紐づけに成功!
⑤「製品別の個別原価管理」が可能に!
⑥システム内で理論在庫の把握が可能に!
⑦在庫金額もシステムにて自動計算が可能に!
⑧ボタン1つでデータ出力が可能に!
⑨ERP導入をきっかけに運用ルールを定めることで、誰でも同じ作業が出来るように!(標準化/属人化の排除)

今回の基幹システム刷新において、最も成果に繋がったポイントは、『既存の運用(帳票)を活かしながらも、データの入り口を一本化すべく、パッケージに合わせた入力』を徹底されたことです。
システムを導入するにあたって大事なポイントであり、システムを標準とすることで、業務の脱属人化・効率化を実現することが可能となります。

さいごに、基幹システム刷新にあたってネックとなるのが、既存の帳票類です。可能な限り既存の帳票を活かせると、現場での運用に変更がなくなり、基幹システム刷新に伴う現場からの抵抗感も少なくなります。
データの根幹は変更しつつ、枝の部分は変わらない刷新を行った事例」として、ご紹介させていただきました。

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