記事公開日:2024.07.01
最終更新日:2024.07.01
「Excelのバケツリレー」あなたの会社でも起こっていませんか?
1.「Excelのバケツリレー」とは?
突然ですが、「Excelのバケツリレー」という言葉を聞いて、
皆様はどのようなイメージを思い浮かべますか?
「Excelのバケツリレー」という言葉は
正式な単語として世の中に存在しているわけではないですが、
一例として、以下のような事象のことを指します。
【世の中の中堅・中小企業でよく起こっている事象】
- 毎月実施している「経営会議」や「部門会議」の報告資料を作成する際に、「Excelの継ぎ接ぎ」を繰り返して報告資料を完成させている。
- 前工程から渡ってきた情報を自部門のExcelに再度手入力したり、コピペしたりしている。
- Excel上に情報を入力しようとしたが、不明点が多く、前工程の担当者に都度確認している。
- Excelへの入力内容に不備が判明した場合、前工程の担当者へ情報の修正を依頼し、業務のやり直し・二度手間が度々発生している。
- 自社が「縦割り組織」となっているため、各部門の業務情報をシームレスに繋ぐことができず、やむを得ずにExcelを使って、社内の各部門をまたいで情報の集計を行っている。
いかがでしょうか。
もしかすると、「ウチの会社でもよく起こっているなぁ…」と
思われた方もいらっしゃるかもしれません。
「Excelのバケツリレー」と称した上記の事象ですが、
いずれも生産性の低下に直結する事象のため、
会社全体として解決を図っていく必要があります。
ここで「Excelのバケツリレー」がもたらす弊害について、いくつか挙げてみます。
2.「Excelのバケツリレー」がもたらす弊害とは?
「Excelのバケツリレー」がもたらす弊害として、
以下のようなことが挙げられます。
- 「業務の二度手間・三度手間」が増える
- 「定型業務に割く時間」が長くなる
- 「入力ミスの可能性」が増える
- 「業務の属人化」をもたらす
- 「部分最適」が減らない
- 「不正の温床」ができる
本来、限りある業務時間を
付加価値の高い「非定型業務」に充てることが望ましい中、
「Excelのバケツリレー」が常態化している現場では、
それ自体では付加価値を生まない「定型業務」に
業務時間の大半を割いていることになります。
また、「Excelのバケツリレー」は
「システム」ではなく「人間の能力」に依存しているがゆえに、
当然ながら業務上でのミスの可能性も高まります。
と同時に、不正が入り込む余地も生まれてしまいます。
何よりも、「Excelのバケツリレー」に時間を割いているということは、
その分、該当する業務に人件費がかかっているわけです。
1日だけならまだしも、1週間・1か月・1年…と積み重ねていくと、
実に多くの時間とコストを「Excelのバケツリレー」に費やしていることが想像できます。
「毎日格闘しているそのExcel業務は、本当にお客様への付加価値に直結しているのだろうか…」
「あくまで社内の仕組みや業務プロセスの不具合を人力で繕っているに過ぎないのでは…」
「定型業務はシステムに任せて、従業員には“ヒトにしかできない付加価値の高い業務”を担ってほしい…」
本コラムの内容について1つでも思い当たる節がある場合、
是非一度、自社の業務のあり方やルール等を見直してみることをおすすめいたします。
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