記事公開日:2023.03.17
最終更新日:2023.03.17

BIツールを連携させたデータ活用方法、メリットとコツ

いつも当コラムをご愛読いただきありがとうございます。

「製造業のDX化」の実現について、基幹システム導入は有効的な方法の1つと言えます。
しかし基幹システムを導入しただけでは、蓄積されたデータを活かすことが出来ず、埋もれさせてしまうこともあります。
そこで、基幹システムとBIツールを連携させたデータ活用方法について、メリットや設定のコツについてお伝えいたします。

1.【メリット】基幹システム+BIツールの連携

基幹システムのデータ群から、BIツールを通して分析することにより早期の経営判断を実現するという一連の流れはイメージがつきやすいかと思いますが、具体的なメリットを2点お伝えいたします。

1点目は、経営判断の為に必要な情報がリアルタイムで即時収集できるという点です。
現状、売上等の営業的指標を確認するために、エクセルの得意な担当者へ依頼をして、まずはその方が情報を集めて、自ら集計マクロを埋め込んだエクセルを起動させてのグラフ作りをされているケースが多いかと思います。
しかしこれでは、業務の属人性と迅速な課題対応という点で逆に問題を生み出してしまいます。
一方でBIツールではデータの読み込みを自動的に行い、分析資料を常に最新版で出力させることが出来ます。
これにより資料作成時間や、属人的業務を無くすことにも繋がります。

2点目は、業務の標準化の実現に繋がるという点です。
基幹システム+BIツールにより、データの集積、分析、可視化ができるといったポイントはお話してきましたが、これらが自動的に運用されてきているということは、個人個人の手持ちのエクセルや頭の中だけにある情報等が視える化してきたとも言えますので、各社員はこのデータに基づいて意思決定及び行動を決定できるようになっていきます。これにより個人に頼る割合を少なくさせ、組織としてチーム戦略を活発化させる地固めを実現することができます。

2.【設定のコツ】BIツールで視たい指標を項目化する

基幹システムを導入する際に、マスタの項目を決めていくことは通常よくありますが、この時に最終的に運用開始後のBIツールで視たい指標も必ず設定しておく必要があります。
例えば、見積を分析することを前提とするならば、見積入力時に「担当者」、「担当営業所」、「納品先」、「製品種別」、等の項目は入力必須として、そのフィールドを予め設定しておくことが必要となります。

これらを考慮せずにシステムをセットアップしてしまうと、いざBIツールでの分析時に、視たい切り口で分析できない、一度エクセルに出力してそこから加工してなどと、一つ一つの分析を行うにも手間がかかってしまいます。これが複数の分析資料ともなると、作成の為の時間が取られて、業務効率を落とす事態にもなりかねません。

BIツールでの分析はシステムが稼働してから検討しよう では分析軸の項目不足によるシステム改修や余計な工数の積み重ねの原因となってしまいます。システム導入時からBIツール分析を意識した項目設定を実施することが重要となります。

視たい指標を項目立てて設定すると、お話しさせて頂いておりますが、
よく陥ってしまうケースとして、あれもこれも視てみたく、分析資料が増えすぎてしまって、似たような資料が重なってきてしまう。結局どれが大事でどこを読み取ればよいのか分かりにくい、というのも問題点かと思っております。
次のこれらの解決方法について見ていきます。

3.【設定のコツ】分析資料の標準化を設定する

基幹システム導入時の注意点でもある、業務フローの標準化とも重なりますが、BIツールの分析についても同じように事前にしっかりと精査する必要があります。
プロジェクトメンバーの多数の意見が混ざり合ってしまって、つい複雑化してしまった という事例もありますので、ぜひ注意していきながら各セクションで必要な資料をシンプルにまとめ上げて頂きたいということをお伝えいたします。

4.まとめ

基幹システムを導入する、もしくはBIツールで分析する、といった内容はよく耳にすることですが、システムやツールを導入すれば分析が実現できる と考えがちになります。
もちろんシステム導入や分析ツール活用はその実現に向けて有効な手法ではありますが、ぜひ現状の業務と照らし合わせながら、実現したい業務フローに向けて最適なセットアップを目指して頂きたいと考えております。
一度作成してしまえば、自動で流れてくる分析指標となりますが、構築時に先を見据えた仕込みが行えるかが、迅速で安定したデータ経営の実現に向けて不可欠な要素となってきます。

 

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