記事公開日:2024.01.25
最終更新日:2024.01.26
名刺管理の課題と解決策|効果的な名刺管理のコツ
スマートフォン、クラウドサービスの普及により、いつでもどこでも得たい情報を得られるような環境が整ってきました。
それにより企業においてもペーパーレス化が進み、契約書や請求書もデータで発行・送信する等、紙を使用する機会が減ってきています。
しかしながら、名刺については未だ紙で受け渡しするケースが多いかと思います。
多くの人がデジタルでやり取りできる標準的な仕組みが普及すれば、名刺のデジタル化も進むかと思われますが、まだそのような仕組みは登場しておらず、しばらくは紙の名刺を利用する必要がありそうです。
そこで、今回は、企業における名刺管理の課題・問題と解決策について説明します。
1.名刺管理とは
企業における名刺管理とは、名刺情報を取りまとめ、営業や顧客対応等の業務に活用出来る状態にしておくことです。
▼名刺管理のポイント
- 顧客の連絡先(名刺情報)の一元管理と共有
- 接点のある顧客の把握(見込み顧客、既存顧客等)
- 営業やサポート等、顧客対応に活かす
名刺管理のためのツール・サービスも数多くあり、既に導入済みの企業も多いかと思いますが、上手く活用できていないケースも多いようです。
2.名刺管理が上手くいかない理由
名刺管理ツールを導入すれば、名刺管理が上手くいくようになるわけではありません。
名刺管理が上手くいかない理由としては、以下のようなものがあります。
- 名刺は個人で所有していて、そもそも管理出来ていない
- 名刺管理ツール等、名刺を効率よく管理出来る仕組みが無い
- 名刺管理ツールへの登録が習慣化していない
- 名刺管理ツールへの登録を嫌がる(特に営業スタッフ)
- 名刺管理ツールに登録した名刺情報が正確ではない
- 名刺管理ツール上の名刺情報がメンテナンスされていない(情報が古いままになっている)
名刺を管理するには、紙の名刺の場合は、名刺を収集し、取りまとめる必要がありますし、名刺管理ツールを使用する場合は、名刺情報を登録する作業が発生します。
いずれも、これまでやっていなかった作業・業務が増えることになり、なかなか定着し難いようです。
次に名刺管理をうまく行うコツをお伝えします。
3.名刺管理を上手く行うコツ
名刺管理を上手く行うコツは、以下の通りです。
- 名刺管理の目的を明確にし、利用者に周知する
- SFAや、CRMとの連携を行い、名刺管理を顧客情報管理の起点とする等、将来を見据えたロードマップ・計画を立てておく
- 名刺情報の登録・更新について、運用ルールを策定し、運用を徹底する
- 名刺管理ツールに登録される名刺情報の正確性を高める(オペレータによる名刺情報の補正サービスを活用する等)
- 定期的に運用・活用状況をチェックし、必要に応じて対策を行う
名刺管理というと、名刺管理ツールを導入すれば解決すると思われがちですが、まずは、その目的とロードマップ・計画の策定が必要になります。
既に名刺管理を実施されていて、上手くいっていない方、これから名刺管理に取り組もうとされている方は、目的やロードマップ・計画について、確認・見直しをされることをお勧めします。
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