記事公開日:2022.03.18
最終更新日:2023.01.20
社員が納得する!投資対効果が得られるシステム導入のポイントを解説!
「通常の業務が忙しいからヒアリングの時間なんてとれない!」
「システムが入ったらもっと業務が忙しくなった…どうしてくれるんだ!」
システム導入を担当したことがある方は、一度はこのような声を現場の方から言われた経験があるのではないでしょうか。
せっかくお金と時間をかけてシステムを導入しても、社員が納得してシステムを使える環境が整備されないと意味がありません。
今回は、社内でもめてあまり効果が得られないシステム導入と社内でもめずに結果として大きな効果が享受できるシステム導入の違いについてまとめたいと思います。
1.よくある揉め事のきっかけ
システム導入に際してよくある揉め方・きっかけは以下のような内容ではないでしょうか。
①現場社員がヒアリングに協力してくれない
システム導入のキモとなる部署ほど現状の業務で忙しく、システム構築に向けたヒアリングに協力してもらえない、ということはよくあります。例えば、社内の受発注を担う業務系の部署はどの会社でも忙しくシステム導入のキモとなりますが、日中の対応などの忙しさゆえにヒアリングの時間をとることが難しいといわれることが多いです。
②部門間での情報共有、最適化が図れていない
会社によって発言力のある部門・ない部門は少なからずあると思いますが、発言力のある部門の要求が強く反映されてしまって会社としての最適化が図れていないケースももめ事につながります。特に営業部門と製造部門は考え方や実現したい内容が相反する場合が多いため、注意が必要です。
③システム導入によって業務が増えたという不満が出る
②と似た内容にはなりますが、システムの要件が固まり受入テストなどで実際にシステムを使用する段階になって、現場社員から業務量が増えたという不満が出るケースもあります。特にエクセルや紙帳票への手書きで運用していた会社がシステム導入をする場合、それまでの自由な運用はできなくなり、そのために業務量が増えてしまうことは実際にありえます。
2.社内でもめないシステム導入を実現するには?
よくある揉め方・きっかけを踏まえて、社内でもめずに大きな効果につながるシステム導入を実現するためのポイントは以下の2つと言えるでしょう。
①全社的にシステム導入の目的・目標を掲げる
現場社員の協力を受けながらシステム導入を進めるためには、全社的にシステム導入の目的を掲げ、理解してもらうことが重要です。社員全員がシステム導入の目的を理解してくれていれば、システム導入を自分事化しできる限りの協力をしてくれます。目的を掲げる上では、「紙とシステムの二重入力をなくす」「製品別の個別原価が見えるようにする」など、具体的な目的だと社員の理解が得やすいです。その目的に対してそれぞれの部署におけるシステム構成がどのようになるべきなのか、を明確にするとより自分事化できます。また、掲げた目的・目標は会社のトップである社長自らが全体に発表するとその意図がより浸透するでしょう。
②既存業務に縛れないようにする
導入後も社員から重宝されるシステムにするためには、既存業務に縛られずに業務フローを改めて考え直すことも重要です。既存の業務フローはあくまで既存システムありきであるため、システムが変わるならば業務フローも変わってしかるべき、ということです。例えば、既存業務フローでは帳票を印刷して手書きで書き足していく運用があるとします。業務フローを構築した当時は「印刷」という手段しかなかったですが、今であれば様々なデバイスが存在しており、印刷せずとも必要情報を書き足していくことが可能です。このようにシステムを導入する際には既存の業務フローにしばれることなく自由な発想で業務を考え直すと社員にとって使いやすいシステムに仕上がっていきます。そして結果として、社内でもめることもなくなるでしょう。
今回は、社内で揉めるシステム導入と揉めないシステム導入の違いというテーマでシステム導入のポイントをお伝えいたしました。
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