記事公開日:2022.10.06
最終更新日:2023.03.23
製造業経営者必見!基幹システムを最大活用するためのマスタ整備のコツとは?
「製造業のDX化」を具体的な行動・施策に移すと考えた際に、基幹システムの有効活用はその1つだと言えます。
しかし、既に基幹システムを導入している企業、またはこれから基幹システムの導入を検討している企業にとって、「有効活用」はとても難しい施策です。
なぜなら、基幹システムの根幹となるマスタの整備は中小規模の製造業にとってかなりの負担になるためです。
そこで今回のコラムでは、中小製造業が基幹システムを最大限に活用するためのマスタ整備のコツを2つお伝えいたします。
1.マスタとは
まずマスタとはマスタデータの略称で、基幹システムで業務を遂行するために必要となる基本的なデータのことを指します。
基幹システムによくあるマスタと製造業において特に重要なマスタは以下の通りです。
(よくある基幹システムのマスタ)
・担当者マスタ
自社の従業員IDや所属部署など
・得意先マスタ/仕入先マスタ
取引先コードや住所・社内の担当者・支払/請求の締め日など
・品目マスタ
商品コード・商品名・販売/仕入価格・品目区分(完成品/仕掛品/材料など)・属性情報(サイズや材質)など
(製造業において特に重要なマスタ)
・工程マスタ
抜き/曲げ/溶接/アセンブリーなどの自社工程・各工程での作業単価(チャージ)
・製造BOMマスタ
完成品/仕掛品/半製品の部品構成情報
・工順マスタ
完成品/仕掛品/半製品の工程の順番、品目単位での標準の段取/作業時間など
上記のようなマスタ情報は基幹システムを運用するために必要不可欠です。
しかし、多くの中小製造業においてこのマスタ情報が整備出来ずにシステムが運用できない状態に陥っています。
では、なぜ多くでマスタ作成・整備がうまくいかないのでしょうか。
2.マスタ整備がうまくいかない理由・問題点とは
多くの企業でマスタ整備がうまくいかない理由は大きく2点あります。
理由①:人的リソース不足
中小規模の製造業において、人的リソース不足によってマスタ整備がやり切れないケースは非常に多いです。その背景には、マスタデータとして登録する必要のある情報量が多すぎて現在の社員では対応できない、という問題があります。
業種などによって状況は違うと思いますが、会社によっては数千社の取引先・数万の品目を扱っている企業もあります。そのような企業の場合、データの登録・整備には物理的に時間がかかります。
理由②:今あるデータの不整合
自社内に存在しているデータに不整合がある場合、整備にはかなり時間がかかります。例えば、社内に基幹システムがなく複数の業務システムを並行運用している企業の場合、業務システム間でデータの不整合が生じている場合があります。具体的には顧客管理システムと販売・購買管理システムで取引先コードが違う、等です。
また、既に基幹システムを導入している企業に関しては、同じ品目に対して複数のコードが重複してしまっているケースがあります。これは、製品コードを他社品番として登録している場合に陥ることが多いです。
既存システムの有無に関わらずデータの不整合やコード重複が生じている場合、データの修正は業務を把握しているベテラン社員に依存します。しかし、そのようなベテラン社員は現状の業務でも忙しいことがほとんどのためマスタの修正・作成ができず基幹システムの最大活用が実現できません。
次に「マスタ整備をうまく進めるための3つのコツ」をご紹介します。
3.マスタ整備をうまく進めるための3つのコツ
上記のような理由でマスタ整備はとん挫する傾向がありますが、そう言った状況下でもマスタ整備をうまく進めるコツは3つあります。
コツ1:登録するデータ範囲を決定する
自社として基幹システムでどこまでの管理がしたいかを決めて、その管理ができる程度のマスタ登録をするという方針を決めることでマスタ登録の負担は軽減されうまくいく可能性が高まります。
例えば、自社の基幹システムでは販売・購買・在庫管理までできればよい、ということであれば、会計系の支払/請求締め日などの整備・登録は必要なくなります。
コツ2:単純作業と判断が必要になるものを分類する
「2.マスタ整備がうまくいかない理由・問題点」で触れましたが、マスタ登録はベテランに依存することが多く、そのために登録が遅延します。
業務や社内の運用方法に精通しているベテラン社員にマスタ作成が属人化してしまうのはしょうがないとして、ベテラン社員が行うタスクの内容を分類・ベテラン社員以外にできることがあれば作業を分散することが重要です。
コツ3:意思決定権者が主導する
コツ1・2で触れた内容にも関連しますが、策定したルールは社長など社内の意思決定権者がメンバーに伝達し順守させることがポイントです。
基幹システム運用に関連するメンバーだけでなく、直接関連しないメンバーにも全社的なプロジェクトであると理解していただくことで、社内の業務量調整などがスムーズにできるようになります。
DX化を実現するための心強いツールである「基幹システム」は、必要となるマスタをきちんと整備して初めてシステムとして稼働します。
今回の内容が基幹システムの運用改善や導入の検討の一助になりましたら幸いです。
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