記事公開日:2024.10.11
最終更新日:2024.10.11

Excelで販売管理をする方法!システムを導入すべき理由も解説

1.Excelで売上管理を行うメリット

・コスト削減
Excelは多くの企業で既に導入されているため、新たなソフトウェアを購入する必要がありません。これにより、初期費用やランニングコストを抑えることができます。

・柔軟性
Excelはカスタマイズ性が高く、企業のニーズに合わせて自由にフォーマットや関数を設定できます。これにより、特定の業務に最適化された管理表を作成することが可能です。

・簡単な操作性
多くの人がExcelに慣れており、基本的な操作は簡単です。新たなシステムの導入に伴う学習コストを抑えることができます。

2.売上管理をExcelで行うデメリット

Excelで売上管理を行うデメリットは以下の3つが挙げられます。

・データの一貫性と正確性の問題
手入力によるデータ管理は、入力ミスやデータの一貫性の欠如を引き起こしやすいです。これにより、正確なデータ分析が難しくなることがあります。

・複雑な関数やマクロの必要性
高度な分析や自動化を行うためには、複雑な関数やマクロの知識が必要です。これにより、特定の担当者に依存するリスクが高まります。

・データの共有とリアルタイム更新の難しさ
Excelは複数人での同時編集に向いておらず、リアルタイムでのデータ更新が難しいです。これにより、チームでの効率的な情報共有が妨げられることがあります。

3.Excel売上管理表の作成手順

Excelで売上管理表を作成する場合、以下の手順で作成することが出来ます。

①必要な管理表とデータの洗い出し
売上管理表、顧客管理表、在庫管理表の3つの表を作成します。各表には以下のようなデータが含まれます。

売上管理表: 商品名、売上日、数量、単価、売上金額
顧客管理表: 顧客名、住所、電話番号、メールアドレス
在庫管理表: 商品名、在庫数量、仕入先、仕入価格

②フォーマットの作成
見やすく、使いやすいフォーマットを作成します。ネット上で公開されているテンプレートを活用するのも一つの方法です。

③数字と関数の入力
必要なデータを入力し、SUMIF関数やVLOOKUP関数などを使用してデータを集計・分析します。

上記3つの帳票を連携させることで売上管理を行うことが出来るようになります。

4.販売管理システム導入のすすめ

Excelでも販売管理は実施できなくはないですが、以下の理由で販売管理システムの導入をおススメします。

・データの正確性と一貫性の向上
販売管理システムは自動化されたデータ入力と検証機能を持ちます。データの正確性と一貫性を保つことができるため、Excelよりも優れていると言えます。

・リアルタイムでのデータ共有クラウドベースのシステムを使用することで、リアルタイムでのデータ共有が可能となり、チーム全体での効率的な情報共有が実現します。

・業務の効率化
自動化されたプロセスにより、手作業によるミスを減らし、業務の効率化を図ることができます。

5.販売管理システム導入成功事例

事例1:株式会社A
株式会社Aでは、Excelでの管理から販売管理システムに移行することで、データ入力のミスが大幅に減少しました。
更に排他ロックがかかってしまっていた関係で業務間の待ち時間が生じていましたが、これの削減に成功し、業務効率が大幅に向上しました。

事例2:株式会社B
株式会社Bは、クラウドベースの販売管理システムを導入することとしました。
これにより出来ていなかったリアルタイムでの在庫管理を実現することが出来るようになり、過剰発注が減り、収益率が5%改善しました。

事例3:株式会社C
製造業である株式会社Cは、オールインワンパッケージ(販売管理、生産管理などが連携したシステム)の導入を行いました。
これにより、Excelで作成していた各管理帳票の撤廃に成功しました。
二重三重入力が大きく削減されたことにより、業務効率が大幅に改善しました。

6.まとめ

Excelを使用した販売管理は、コスト削減や柔軟性の面で多くのメリットがありますが、データの一貫性や共有の難しさといったデメリットも存在します。
これらの課題を解決するためには、販売管理システムの導入が有効です。
システム導入により、データの正確性と一貫性が向上し、業務の効率化が図れます。
企業の成長に合わせて、適切なシステムを選択し、導入を検討してみてください。

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