DXで中堅・中小企業の属人化業務を解消する方法

1.はじめに

本コラムでは、中堅・中小製造業の現場業務の属人化業務解消方法について説明をさせていただきます。創業当時は、限られた人数で、一人が多様な業務を担当しなければならなかった状況が、企業規模が多くなるにつれて、社員も増えていき、業務の種類も量も増えた結果、限られた人にしかできない業務が発生することがあります。その対策として、よく「業務標準化」を行うことで、マニュアル(業務手順書)等を作成し、それを見れば、誰でもできるようにしましょうということを行ってきました。しかし、実際は、「業務標準化」しようにも、その業務のやり方は特定の人に依存しているため、その人にマニュアル作成を依頼することになります。現状業務もあるため、なかなか作成が進まないといったことがあります。他の人が作成を手伝おうにも、結局その人に聞かないとわからないので、これまた、なかなか進みません。では、どうすればいいのか。
大企業などであれば、業務の標準化活動に業務として時間を割いたり、人員を当てたりすることが可能ですが、中堅・中小企業では、そうはいきません。日々の忙しい業務の中でやっていくことになります。それなのに得られる成果物がマニュアルだけでは、物足りない気もします。そこで、属人化している業務を解消する方法の概要について以下の章で、説明をします。

2.属人化業務のタイプ分析

属人化した業務は、大きく二つタイプに分けることが出来ます。
A型:やり方が明確になれば誰でもできる業務
B型:できるようになるまでに経験・知識が必要な業務

A型は、多くの一般的な仕事が当てはまります。現状の担当者しかやり方を知らないので、属人化してしまっているケースです。ずっと、特定の人が担当しているために、関係する人物・他業務、必要な知識・業務内容が明確になっていないといったこと等が原因です。専門性はそこまで高くないため、手間をかければ標準化することが可能です。
B型は免許が必要な業務や熟練技術者の仕事が当てはまります。業務手順が分かっても、許可や免許、専門知識、技術、経験、勘、才能等が必要なため、一朝一夕にはできるようにならないケースです。
これらの属人化業務はそれぞれ解決策が異なります。A型は、インプットとアウトプット、業務手順と注意点を明確にすることである程度同じ結果を出すことが出来るようになります。B型は、インプットとアウトプット、業務手順と注意点を明確にして、かつ、計画的に人材採用・人材育成・外注等を計画的に実行していくことが必要になります。

3.DXと業務刷新による属人化解消の方法

従来の属人化解消方法であれば、前項で述べた方法で標準化すること可能です。得られる成果は、マニュアル(業務手順書)等で、属人化の解消は出来ました。しかし、それらは、あくまで、従来からの業務内容が明確になった状態であり、人の手による作業に入っている以上、また、属人化する可能性があります。根本から属人化を解消しようとした場合、その業務自体を仕組み化(=システム化)する必要があります。ここでの仕組化のポイントは3つあります。

①アウトプットを意識して、業務自体の必要性を考慮すること
②従来業務内容にとらわれず、そのまま仕組化せずにゼロから構築すること
③人の介入を減らし、自動化・機械化し、属人化する要素を減らすころ

まず、「①アウトプットを意識して、業務自体の必要性を考慮すること」について説明いたします。こちらは、その業務自体のあり方を考え直す方法です。そもそも、その業務が、必要あるのか、他の業務と一緒にすることは出来ないかなどです。複数の関連する業務を俯瞰して、整理していくことが大切です。
続いて、「②従来業務内容にとらわれず、そのまま仕組化せずにゼロから構築すること」について説明いたします。現状の作業手順が確立した時には無かった便利ツールが多く存在していますので、それらの活用を考慮しながら、手順を再構築します。
最後に、「③人の介入を減らし、自動化・機械化し、属人化する要素を減らすころ」について説明します。人の手を使う頻度を減らすこと、機械に作業させる時間を増やすことで、生産性を上げて、より付加価値が高い業務に人材を使うようにします。今いる人材を活用する方が、コストの増加につながらないため、判断迷うところですが、業務全体を見直すことで改善メリットの方が大きくなるように検討をします。

4.まとめ

今回のコラムでは、属人化している業務の解決策についてポイントを説明させていただきました。本内容を自社の業務改善、成長発展のお役に立てていただきたいです。今後発行する後編では、業務刷新をともなう業務属人化を解消するための考え方について、より詳細に説明していきます。また、上記内容の達成に支援が必要な場合は、弊社にお声がけいただければ幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。

 
■“中小製造業の基幹システム導入”最新事例レポート
中小製造業の基幹システム導入事例と導入効果、取り組みのポイントをご紹介します!!

▼事例レポート無料ダウンロードお申し込みはこちら▼
“中小製造業の基幹システム導入”最新事例レポート

今すぐダウンロードする

https://www.funaisoken.co.jp/dl-contents/smart-factory__00586

 
「こうなりたい!」と思っている経営者様におすすめ

  • 正確な在庫情報を把握したい
  • 毎月の棚卸回数を減らしたい
  • 棚卸業務による残業を削減したい
  • 各担当者のExcelやAccessによるデータ分散を無くしたい
  • 業務フローを改善したい

 
■オンラインセミナー開催のお知らせ
機械加工業の為の”生産管理・原価管理システム革命セミナー”2022!
「儲けの見える化」をして「勘の経営」から「データ経営」へ!!

▼セミナーお申し込みはこちら▼
機械加工業の為の”生産管理・原価管理システム革命セミナー”2022!
https://smart-factory.funaisoken.co.jp/event/

 
このような方にオススメ

  • 従業員200名以下の機械加工業の社長様
  • 生産管理・原価管理業務が職人化・属人化している機械加工業の社長様
  • 人手の掛かる作業や二重三重の生産管理・購買管理・原価管理業務が多い機械加工業の社長様
  • 製品毎の原価、取引先毎の原価、工程毎の原価を把握し切れていない社長様
  • 何が儲かっているのか?儲かっていないのか?が分からずに対策が後手になっている社長様

 
第一講座 生産管理・原価管理システム導入成功編

  • 機械加工製造業における生産業務・購買業務・在庫業務・原価業務の課題
  • 生産管理・原価管理システムの導入失敗例
  • 成功する生産管理・原価管理システムの業務改善手順と具体的導入プロセス
  • 個別製品原価、得意先別製品原価、工程別原価をデータ化した事例紹介
  • 基幹システム+BIツールで経営・現場が必要なデータを見える化する具体的方法
  • 生産管理・基幹システムの導入・活用で成功させる為のベンダー選定

 
第二講座 生産管理・原価管理システム事例紹介編

  • 従業員数60名!機械加工会社が属人化した業務を排除し生産管理・基幹システムで標準化の取り組み事例
  • 従業員数40名の部品加工会社が手作業で行っている生産計画を基幹システム導入で自動化の取り組み事例
  • 従業員90名の機械加工会社が属人化した生産・購買・在庫・原価のデータ化事例
  • 従業員130名の部品加工会社が生産性向上と原価の見える化を目的にシステム導入に着手事例

 
第三講座  儲けの見える化戦略編

  • 「勘の経営」では生産性・利益率があがらない
  • 「データ経営」の実践でこそ生産性・利益率は上がる
  • 生産管理・原価管理システムの見直しで生産性・利益率アップ
  • 「勘の経営」から「データ経営」へ転換する為の具体的手法

 
全てオンライン開催となります

2022/03/22 (火)13:00~15:00

2022/03/23 (水)13:00~15:00

2022/03/29 (火)13:00~15:00

2022/03/31 (木)13:00~15:00

お申し込みはこちらから⇒
このセミナーは終了しました。最新のセミナーはこちらから。
https://smart-factory.funaisoken.co.jp/event/

 

工場の基幹システム活用に関するおすすめ記事

最大効率!費用を抑えてIT投資を叶えた事例をご紹介

DXで生産性を向上させている製造業の特徴

統合型基幹システムの解説と失敗するシステム3つの特徴

製造業で生産性を最大化させるための統合型基幹システム導入の方法

DXで中堅・中小企業の属人化業務を解消する方法

関連記事