記事公開日:2022.03.23
最終更新日:2023.01.20

最大効率!費用を抑えてIT投資を叶えた事例をご紹介

~このような方におススメ~

  • どうせなら費用を低く、効率的なIT投資をかなえたい。
  • 現在検討しているが、どのようなアプローチがいいか迷っている
  • 同じ製造業で成功した事例を知りたい

1.はじめに

デジタル化、ペーパーレス化、社内システムの刷新、アップグレード、人時生産性の向上、次世代への事業継承…昨今のDXというキーワードによって、企業にとって越えなくてはならない様々な課題が浮き彫りとなっています。
ただシステムを入れれば解決ということであれば、話は単純なのですが、中々そういうわけにもいきません。
多くの製造業の社長様とお話をしていると、自社を構築しているシステム状況は最適な形となっているのか、投資に対して十分な効果を得られているのか、本当に必要な投資であるといえるのか、など多くの悩みをお話ししていただけます。
これは、企業規模に関わらない傾向だと考えています。
実際にあった事例をもとに考えますと、

  • 今の業務の内容が効率的なのか疑問が残る。
  • 様々なIT投資などを行ってきたが、活用できているように思えない
  • IT投資は費用が膨大で、どうしても決断しづらい。投資対効果がイメージしづらい。
  • 部分最適でしかないのではないかと思える。どうせなら全体に波及するような形にしたい。
  • どういった形で進めていくのがいいのかよくわからない。

こういった声をいただくことが多いように思います。
1社例を挙げてみたいと思います。

~A社様の場合~

A社様は、従業員数約60名の製造業のお客様です。
詳細は省きますが、端的にまとめると以下のような状況でした。

  • 会計システム、在庫管理システム、人事システム、顧客管理システムなど多くのシステムが導入されており、どれも10年近く前の導入となっている。
  • 1つ1つのシステムは連携していないため、品目ひとつずつの粗利の計算も一苦労であり、会議で使うような経営状況をまとめた資料の作成は手間と時間がかかっている。
  • メールサーバ、ファイルサーバを設置しているが、情報システム部門は存在していない。そういったことが得意な従業員に任せているが、手に負えないケースも稀にある。
  • サーバ交換の費用見積もりと、近年の維持費などを計算したところ非常に高額だとわかった。
  • いろいろと調べて、良さそうなシステムやベンダーを見つけてはいるが、見積もりが高額。本当にこんなものなのか不安が残る。
  • もっといい方法はないものなのか

このような状況でした。
様々なアプローチ方法がありますが、今回は使っているドキュメントアプリから組み立てた事例を紹介いたします。

2.Microsoft365とDynamics365

皆様の会社では、ドキュメントソフトは何を使われているでしょうか。
多くの会社様ではMicrosoft社のWordをご利用になっています。表計算ならExcel、プレゼン資料ならPowerPoint。よく聞く名前だと思います。
では、そのソフトを使うライセンスはどのようなものを選ばれていますでしょうか。

多くの場合、PC購入時にライセンスを購入し1台につき1ライセンスを紐づけて導入しています。
この購入の仕方は大きく分けて2つ方法があります。今申し上げた買い切り形式と、サブスクリプションと呼ばれる月額定額制での使用ライセンス購入をする方法です。

Microsoft社からはMicrosoft365と呼ばれるグループウェアが個人向けだけでなく、企業向けにもリリースされています。総額はユーザー数に応じて変動しますが、ドキュメントソフトだけでなく、メールソフト、ファイルの共有ソフトや、クラウドストレージ、TeamsのようなWeb会議ツール、スケジューラー機能などを利用することができる代物です。
競合としては、Google社のGoogleWorkspaceが挙げられます。Gmailは有名ですが、Officeドキュメントソフトと使い勝手の似たGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートなどがこちらでは利用可能です。
ちなみに、国産のグループウェアソフトというのも存在しますが、こちらはまた別の機会にお話しできればと思います。

今回ご紹介するアプローチとしては、こちらのグループウェアを最大限に利用しての社内システムの最適化です。

先ほどご紹介した会社様で抱えている課題・ニーズとして

  • オンプレミス環境の維持が困難(サーバ維持や、ヘルプデスク業務の専任がつけられない)
  • なるべくデータは一元管理し、即時経営判断に使う分析を行いたい
  • システムを多くしたくない、シンプルにしたい
  • 費用はなるべく抑えたい。

こういったことが挙げられました。
Microsoft365は先ほど申し上げたように、メールソフトもクラウドストレージも機能に含まれています。これはサーバの維持費用を考える必要も、それに伴う対応も考える必要が無くなります。
プランに応じて(使える機能に応じて)費用は変動しますが、1ユーザー当たり月額650円(Business Basicプラン)~利用が可能な点も魅力といえます。

また、Microsoft365は多くのサードパーティー品など、互換性のあるシステムが多数あります。先ほど少し例に出した国産のグループウェアの場合、ドキュメントソフトなどは基本Office製品との連携を前提にしているほどです。
例えばワークフローや、プロジェクト管理などもサードパーティー品を利用すれば可能になりますし、選択の幅はかなり広いといえます。
更に、今回の場合、基幹システムにかかわる部分への対応も可能となります。その際キーワードになるのはDynamics365と呼ばれる、ビジネスアプリケーションの存在です。
Dynamics365のカバーする領域は広く、CRM,SFA,ERP,マーケティング支援など様々です。
端的に言えば、企業活動を効率的に進めるための業務システムを統合的に提供しています。
2019年時点で196か国約22万社に導入されており、大手企業のみならず中小企業での導入も進んでいます。

今回の事例ではDynamics以外にも様々な方法を検討しましたが、クラウドへの移行と、Dynamicsを用いた基幹システムの導入ということでPJをスタートすることとなりました。

3.おわりに

システムの導入というと、まったくの新しいシステムを昔のシステムと入れ替えるもの、というイメージがあるかたもいらっしゃると思います。
たしかに、多くの場合そうなるケースは多いのですが、ポイントとして部分部分にあまりこだわりすぎないほうがいいというのが挙げられます。
あくまで全体としてどのソリューションを選ぶのが一番効果的なのかをしっかりと吟味する必要があるといえます。

先ほど挙げた会社様の場合、先んじてグループウェアを利用してのクラウド化が進んだことで職場の業務効率は大きく向上しました。
他の従業員の予定の確認や、一部職員のリモートワーク導入、ドキュメントの一括管理と共有による検索時間の縮小など、細かい利点は枚挙に暇がありません。
現在利用している様々な会社のシステム(打刻システムや、経理ソフトなど)もMicrosoftを軸に考え直そうか、というお話もいただいております。

繰り返しになりますが、解決方法はさまざまではありますが、今回はDynamicsを利用しての事例をご紹介させていただきました。

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